规章制度
武汉外语外事职业学院外事接待工作管理办法
发布时间：2025-11-11
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武汉外语外事职业学院外事接待工作管理办法
第一章 总则
第一条 为进一步规范外事接待工作，加强外事接待管理，根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》和《湖北省外宾接待经费管理办法》（鄂财行发〔2014〕4 号）等有关文件规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本管理办法中的“外事接待”系指国外团体或个人（以下简称“外宾”）来校进行校际交流、参观、考察、调研、
洽谈合作等一般性公务访问的接待工作。
第三条 外事接待应当服务学校发展和国际交流合作，坚持提高实效、友好对等、不卑不亢、务实节俭的原则。严格遵守外
事纪律和外事礼仪，严格遵守国家和学校的保密管理规定。
第四条 学校外事接待工作由对外合作交流处统筹管理，各单位(部门)积极支持外事接待工作。
第二章 接待基本规范
第五条 邀请外宾来访应结合各单位专业建设、科学研究和业务工作的现实需要与发展规划，提高计划性，尽量减少临时性、纯礼节性和无实质成效的接待。
第六条 外事接待遵循“先请示、后接待”原则，外宾来访前应要求对方明确来访目的、访谈具体内容、来访人员名单及背
景介绍等。接待单位应针对来访目的和访谈内容等做好充分准备，组织相关人员参加会议讨论，力求产生实际效益和成果。
第七条 各类会见、仪式等接待活动，一般遵循职位对等和工作需要的原则安排相应人员参加。凡请学校领导参加的外事接
待活动，接待单位应提前七天将接待计划报对外合作交流处审核，由对外合作交流处报学校综合办公室，邀请学校领导出席。
第八条 外事接待过程中应注意搜集、保存相关资料和工作照片（视频）等。接待任务完成后一周内，接待单位须向党群工
作部提交接待工作总结（包括文字、照片、视频，内容包括接待效益和成果、存在的问题和建议等）。
第九条 外事接待活动中一般不安排校外参观活动。
第十条 接待过程中注意外宾安全，包括交通安全、人身安全、财产安全等，提醒外宾妥善保管自己的重要证件和财物。
第十一条 外事接待中应注意保密，严格遵守有关保密规定，不得泄密。接待单位负责人应当明确本单位的保密内容，提供给外宾的介绍材料必须事先审核，严格把关。
第三章 接待经费管理
第十二条 对外合作交流处应制订外事接待专项经费预算，用于学校外事接待开支。
第十三条 接待单位应从严、从紧控制外事接待费用，严格执行接待费用开支标准，不得突破，不得以其他名目虚假列支接
待费用。
第十四条 外宾接待费用开支范围主要包括宴请、赠礼等。
第十五条 外事接待原则上不安排宴请。确有需要的，应按照以下办法执行：
（一）宴请外宾严禁讲排场，不上高档菜和酒水，杜绝奢侈浪费。除宴会外，应以工作餐为主。
（二）宴请应当根据礼宾要求和工作需要，从严掌控，选择合适的陪餐人员。
（三）宴请外宾的费用标准：每人每次不超过 300 元 。
第十六条 对外赠礼按照以下办法执行：
（一）对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有湖北特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，朴素大方，不求奢华。
（二）赠礼对象仅为外宾，原则上由学校领导或接待部门代表学校赠礼 1 次、其他部门不得重复赠礼。如外方赠礼，按对等原则回礼。
（三）赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准。赠礼方或受礼方为正、副校长级别人员的，每人次礼品不得超过 300 元；其他人员，可视情况赠送小纪念品。
（四）对访问我校的著名友好人士、社会名流、专家学者，确有必要的，可按照正、副校长级别人员标准执行。
第十七条 陪同人员及经费管理：
（一）学校陪同人员人数，应当根据礼宾要求，从严掌握。
（二）接待外宾的宴请，外宾 10 人（含）以内的，原则上安排 3 人进行陪同；外宾超过 10 人的，视情况增加陪同人数。
（三）陪同外宾赴武汉以外地区访问期间，陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照学校差旅费管理的有关规定执行，确需与外宾同餐、同住、同行的，应在接待计划中一并申报，经分管外事工作校领导批准，可按对应的外宾接待标准实报实销。
第十八条 违反本办法规定，有下列行为之一的，按照国家法律和学校有关规定责令整改、追回资金，并追究有关人员责任：
（一）擅自提高接待开支标准的；
（二）违规扩大外宾接待开支范围，或报销与接待无关费用的；
（三）使用虚假发票报销接待费用的；
（四）其他违反本办法的行为。
第四章 附则
第十九条 本办法由对外合作交流处负责解释。
第二十条 本办法自发布之日起施行。
