第一章 总 则

  第一条 为了加强学院档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《普通高等学校档案管理办法》和《湖北省档案管理条例》等法律法规，结合我院实际情况制订本实施办法。

  第二条 学院档案是指各职能部门和个人在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学生、学院和社会有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

  第三条 档案是学院各项工作的真实记录和重要的信息资源，由学院综合档案室集中统一管理，有利于维护档案的完整与安全，开发和利用。

  第四条 档案工作是学院的一项重要基础性工作，各级领导应加强对档案工作的领导和支持，把档案工作纳入学院整体发展规划，纳入议事日程，纳入教学、科研和管理人员的职责范围。

  第二章 管理体制、机构设置和职责

  第五条 学院档案工作由上级教育行政管理和业务主管部门领导，同时接受上级档案管理部门的指导、监督与检查。

  第六条 为了加强对学院档案工作的统一领导，学院成立由院长为组长，党委书记与分管院长为副组长、相关副院长及各职能部门负责人为成员的学院档案工作领导小组，全面领导学校档案工作。

  第七条 学院综合档案室是学院档案工作的管理职能部门，负责全院档案管理、保存，提供档案业务的指导。学院综合档案室在分管院领导的领导下负责全院的档案管理工作，其主要职责是：

  1、贯彻执行国家和上级档案行政管理机关关于档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作;

  2、拟订和完善学院档案工作规章制度，并负责指导和检查执行情况;

  3、负责收集、整理、分类、鉴定、统计，保管全院的各类档案及有关资料;

  4、负责编制检索工具，组织实施档案信息化工作，开发档案信息资源。

  5、建立和健全档案工作管理网络，负责对兼职档案员的业务培训;

  6、开展档案的开放和利用工作;

  7、参加院内外档案学术和信息交流活动，不断提高档案工作人员的业务素质和管理水平;

  8、开展学校档案工作人员的业务培训;

  9、采取多种形式广泛开展档案工作的宣传教育活动，增强全院师生的档案意识，推动学院档案工作的发展;

  10、完成学院领导交给的其他工作任务。

  第八条 学院档案材料形成部门要将档案工作纳入本部门的工作计划。各单位必须明确一位负责人分管本单位的档案工作，并根据需要配备专职或兼职档案员，负责本单位档案的收集、整理、保管、移交和统计工作。

  第九条 各单位(部门)兼职档案员岗位职责是：

  1、参加学院召开的档案工作会议，及时传达并贯彻执行会议精神。

  2、主动接受学院综合档案室的业务指导、监督、检查，按时保证质量地而完成本部门的归档工作。

  3、负责本部门文件材料的收集、整理、录入、统计等工作，并按时向档案馆移交。

  4、积极参加校院内外的档案业务培训，不断提高业务水平。

  5、兼职档案员工作变动时，须在办完档案、文件移交手续后，方可调离岗位，以免档案、文件的遗失。

  第十条 专职档案工作人员属档案专业技术人员，学院对其进行专业技术职务评聘，享受教学、科研、图书资料人员同等待遇。

  第十一条 专(兼)职档案人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

  第十二条 学院严格实行部门立卷归档制度，使档案工作做到：纳入各部门的发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

  第十三条 各单位及个人均应遵守本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。

  第三章 档案经费、库房和设备

  第十四条 档案工作所需经费应列入学院预算，单独立项，专款专用。

  第十五条 学院为综合档案室提供专用的、适应档案现代化管理要求、具有发展空间、适应现代化的档案库房。库房应具有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光(以下简称“八防”)等设施。各单位应为本部门兼职档案员创造条件，确保本单位归档材料的准确、完整、安全归档。

  第十六条 学院应逐步建设符合档案管理要求的档案库房，增配档案管理设备，保证档案工作发展的需要;建立计算机档案管理网络系统，实现档案管理现代化同学院各项管理现代化同步发展。

  第四章 档案的形成和管理

  第十七条 学院综合档案室根据国家有关档案工作的法律、法规，制订和完善各门类档案的管理办法，确定各门类档案的归档范围和保管期限。

  第十八条 学院文件的归档范围：

  1、党群工作类

  主要包括党政办、工会、团委等部门形成的文件材料。

  2、行政工作类

  主要包括学院行政工作的各种机要、行政公文、规章制度、总结、会议材料，劳动人事、安全保卫、法律事务、外事活动、职工教育、医疗卫生、后勤福利、图书档案等方面的文件材料;上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料;学院评估及转设方面的专题材料。

  3、教学工作类

  主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料，包括上级及本校有关教学工作的文件、教育改革、教学大纲、培养目标、专业设置等方面的规定、办法等;学籍学位管理及招生工作中形成的各种档案材料。

  4、科研工作类

  科研档案是学院承担的科研项目(课题)在科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。有关科研文件、工作规划、请示报告、批复等;学术交流计划、总结、学术委员会组成名单及相关工作中形成的文件材料。

  5、基本建设类

  基建档案是学院项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料。工程项目的项目建议书、可行性研究、计划、审批材料，协议、合同，设计、施工、竣工验收、维修、改建、扩建等文件材料。

  6、仪器设备类

  设备档案是学院精密仪器、贵重设备(价值 10 万元以上)

  在其购置、验收、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样、申购报告、批复，订购合同，技术性文件，设备说明书及全套随机资料。

  7、出版物类

  学院编辑出版的报纸、刊物、图书、音像等出版物，以及在活动中形成的具有保存价值的具有保存价值的不同载体的文件材料

  8、外事工作类

  学院在与外国团体或个人在学术研究、科研合作、人才交流、友好往来等涉外活动中直接形成的具有保存价值的不同载体的文件材料

  9、财会工作类

  财会档案是学院在财务管理和会计活动中形成的不同类型

  的具有长期保存价值的文件材料。各种财务报表、帐簿、凭证等。

  10、人事类(人事档案暂归人力资源部管理)

  11、学生类(见《学生档案管理实施办法》)

  12、声像档案类

  指学院和个人在教学、科研及管理工作活动形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。

  13、实物档案类

  主要包括上级领导来院视察、检查、指导工作的题字等手迹材料;各种团体、个人和校友捐赠的纪念物品;院内各单位获得国家、省、市级各类奖状、锦旗、奖杯等以及其它保存价值的实物。

  归档的文件材料包括纸质、照(胶)片、录像(录音)带、实物等各种载体形式。电子版材料应与纸质版同步归档。

  第十九条 各类档案归档时间安排：

  1、党群类、行政类按年度归档，即当年的文件材料在次年六月底前立卷归档;

  2、各学部和按学年度归档的部门按学年度归档，本学年度的文件材料在下一学年度第一学期开学一月内立卷归档;

  3、基建、科研等档案应在项目竣工验收后三个月内立卷归档;

  4、大型仪器设备档案在设备购回开箱验收后一个月内归档;

  5、出版物类档案由相关部门每年年底前立卷归档;

  6、声像档案在完成制作两个月内归档(录音、录像、题辞、照片);

  7、外事档案、专利档案由立卷部门每年一月底前完成上年度材料立卷归档。

  第二十条 各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学院综合档案室移交。

  第二十一条 学院实行档案材料形成部门(课题组)立卷制度，学院综合档案室派人指导立卷工作。各单位的专(兼)职档案员，在档案形成以后，必须按第十八条的规定向档案室移交。档案室对移交档案进行整理、分类、鉴定和编号。

  第二十二条 归档要求

  同一类的归档文件材料应格式一致，书写、装订工整，字迹、图像清晰，符合规范的要求。禁用圆珠笔、铅笔书写，禁用复写。归档的文件材料原则上要求是原件。归档的纸质档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)及高等学院档案相关工作规范。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。

  第二十三条 教职工个人从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

  对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学院综合档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。

  学院鼓励个人，特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非公务活动中形成的档案，以捐赠或代管的方式交学院综合档案室保存，学院应给予适当奖励。

  第二十四条 学院设立档案鉴定工作小组负责对保管期限已满的档案进行鉴定。对保管期限已满，已失去保存价值的档案，应经学院档案鉴定小组同意，登记造册报分管校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

  第二十五条 学校综合档案室应加强对涉密档案的管理。关于涉密档案密级的变更和解密，需严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的相关规定办理。

  第二十六条 学院综合档案室应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况或突发事件，档案部门负责人应立即向分管领导和院长报告，及时处理，并根据院长指示，启动档案安全管理应急预案。

  第二十七条 学院应加强综合档案室的信息化建设，逐步实现档案管理信息化。

  学院综合档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案以及破损、褪色修复的档案应当及时加工成电子档案。

  第二十八条 学院综合档案室负责学院档案的统计工作，认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

  第五章 档案的利用与公布

  第二十九条 档案的利用是指对档案的阅览、复制和摘录。

  第三十条 档案的公布是指首次向全院或社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容。

  第三十一条 学院综合档案室应当按照国家有关规定公布档案。未经学院授权，其他任何组织或者个人无权公布学院档案。属下列情况之一者，不对外公布：

  1、涉及国家秘密的;

  2、涉及专利或者技术秘密的;

  3、涉及个人隐私的;

  4、档案形成单位规定限制利用的。

  第三十二条 任何单位或个人需查阅学校档案馆保存的档案原件，应持单位证明、介绍信或持有其他合法证明或持有个人身份证，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，方可查阅。否则，工作人员有权拒绝。

  境外组织或者个人利用学校档案的，按照国家有关规定办理。

  第三十三条 摘录、复制档案材料，经审查同意后方能复制。凡涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位负责人同意，必要时报请分管领导审查批准。

  第三十四条 学院综合档案室应设立专门的阅览室，编制必要的检索工具，提供档案目录、档案指南、计算机查询系统等，为利用档案创造便利条件和良好的外部环境。

  第三十五条 学院综合档案室应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。若条件允许，应当在相关专业开设有关档案管理的选修课。

  第六章 考核、奖励与处罚

  第三十六条 学院应建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，提高学校档案工作管理水平。档案工作要与学院各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

  第三十七条 有下列情况之一的，学院以及有关单位可给予表彰与奖励：

  1、在档案的收集、积累、预立卷、整理、归档、提供利用工作中做出显著成绩的;

  2、在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

  3、将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的。

  第三十八条 有下列行为之一者，学校将依法对直接负责的主管人员和其他直接负责人员给予处分;构成犯罪的，报请司法机关依法追究刑事责任。

  1、玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

  2、违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的;

  3、涂改、伪造档案的;

  4、擅自出卖、赠送、交换档案的;

  5、不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的;

  6、其他违反档案法律法规的行为。

  第七章 附 则

  第三十九条 本办法由学院授权综合档案室负责解释，自印发之日起施行。原《学院档案管理实施办法(试行)》(城院档[2013]1号及外院档[2013]1号)自印发之日起同时废止。